Comité sectoriel de main-d'œuvre des industries des portes et fenêtres, du meuble et des armoires de cuisine

Agent de bureau
   
Agent de bureau



Nathalie Demers porte plusieurs chapeaux depuis novembre 1998: réceptionniste, secrétaire et commis à la paie. Elle ne lésine pas sur la qualité du service. «C’est l’image de la compagnie», confie l’agente de bureau du groupe Cuisines Laurier, un fabricant d’armoires et de cabinets de salles de bains situé à Laurier-Station, en banlieue de Québec. «J’adore mon travail. Il me permet d’en savoir toujours plus sur la gestion et l’organisation d’une entreprise.»

Ce que je fais
Prendre les appels des clients accapare une bonne partie de son temps, puisque les six lignes téléphoniques sonnent souvent. «Notre politique est de ne pas laisser sonner plus de deux fois», dit Nathalie. L’accueil chaleureux des visiteurs constitue également une tâche prioritaire. Durant les moments d’accalmie, elle reçoit, trie, redistribue et expédie les colis. «J’en profite au passage pour effectuer du classement dans mes affaires. Je tape des lettres, je fais la présentation des tableaux, graphiques, etc.»

On la libère parfois de son occupation principale pour des activités plus administratives. L’agente est ainsi affectée à la tenue de la paie. «Je ramasse les cartes de présence des employés; le tout est comptabilisé en vue de produire les talons (rapports) pour chacun.»

Ce n’est pas tout. «Par exemple, je suis aussi responsable d’émettre les chèques, en plus de télécopier les dépôts et de saisir les factures. Je procède à l’inventaire des fournitures de bureau.»

Ce qu’il faut
Une formation collégiale en secrétariat ou en bureautique donne un sérieux coup de pouce à l’agente de bureau. Nathalie a acquis de l’expérience dans plusieurs PME locales entre 1989 et 1996. La ponctualité arrive au premier rang parmi les qualités recherchées. «J’ouvre le bureau tous les matins. Je prends note des messages sur le répondeur dès mon arrivée, vers 8 h.» La politesse est aussi un préalable. Il faut parfois savoir contenir sa frustration.

L’autonomie et l’organisation, alliées à la débrouillardise, la tirent souvent d’embarras pour gérer les urgences. La compilation des données exige également une bonne dose de minutie. «Par exemple, si un élément m’échappe dans le calcul du salaire d’un employé, cela risque de causer des désagréments.»

À quoi ressemble mon travail
Le travail de Nathalie est très varié. Elle rencontre beaucoup de personnes dans l’exercice de ses fonctions: patrons, contrôleur, clients, fournisseurs, employés.

«Je dois planifier mes déplacements hors de mon poste de travail. Quand je suis débordée, quelqu’un vient m’apporter du renfort. C’est le cas, par exemple, lorsque je siège au comité de santé et sécurité au travail.» Ses 40 heures par semaine ne l’empêchent pas de s’engager à fond dans diverses activités familiales et récréatives. «J’ai même le temps d’agir comme agente de voyages à temps partiel à la maison.»

À quoi je peux aspirer
Tout en conservant sous sa responsabilité le volet administratif de la paie des salariés (par ex.: CSST, vacances, assurance collective, retraite), Nathalie se tourne peu à peu vers les ressources humaines. Les agents de bureau ont fréquemment un penchant naturel pour les chiffres, les débits, les crédits. Certains suivent une formation collégiale dans le but d’occuper les postes de commis-comptable. Dans les grandes sociétés, d’autres visent les fonctions de secrétaire de direction, d’adjoint administratif et de gestionnaire. «Il ne faut pas hésiter à enrichir ses connaissances si on veut obtenir une promotion stimulante. Tout est possible quand la personne le désire vraiment.»

Les agents de bureau ont fréquemment un penchant naturel pour les chiffres, les débits, les crédits.

Intérêts
• Aimer communiquer avec les gens pour les convaincre.
• Aimer travailler en contact avec des personnes.
• Aimer accomplir des tâches répétitives selon des directives établies.

Aptitudes
• Démontrer de la courtoisie et de la diplomatie.
• Facilité à communiquer oralement ou par écrit.
• Esprit méthodique et organisé.