Comité sectoriel de main-d'œuvre des industries des portes et fenêtres, du meuble et des armoires de cuisine

Secrétaire de direction
   




Depuis 20 ans, Réjeanne Rousseau travaille comme secrétaire de direction. Sa fonction l’amène à remplir des tâches très variées. «Je m’occupe aussi bien de la correspondance, de l’organisation d’une réunion que d’un problème de plomberie», raconte celle qui travaille pour le Groupe Modulaire Novax, un fabricant d’armoires de cuisine de Laval.

Ce que je fais
Réjeanne seconde le directeur général de l’entreprise dans ses tâches. «Si mon patron reçoit un document qui demande une réponse, je vais essayer de trouver pour lui l’information nécessaire ou j’achemine le dossier à la personne qui est en mesure de s’en occuper.»

Réjeanne agit également comme secrétaire pour d’autres membres de la haute direction, soit le vice-président finances et quelques-uns des directeurs de service. Elle effectue entre autres leur correspondance, chacun ayant sa façon de procéder. Elle est responsable de l’organisation des événements, comme les cocktails et le party de Noël, et on lui a confié la gestion de l’équipement, soit les téléphones cellulaires dont sont munis les employés qui travaillent sur la route. «Je dois me renseigner sur les meilleurs forfaits offerts sur le marché, de la performance des appareils, du remplacement des téléphones défectueux, etc.»

Réjeanne doit aussi produire des rapports concernant la consignation des produits en démonstration chez les distributeurs. «Je dois noter les commandes que reçoit le service à la clientèle. Tel distributeur peut vouloir un nouveau modèle de porte d’armoire ou faire réparer un élément brisé, par exemple. Je tiens un rapport détaillé des coûts attribués à chacun des distributeurs. Si le budget prévu est dépassé, je dois en avertir le vice-président aux ventes et au marketing.»

Ce qu’il faut
Réjeanne place la débrouillardise au premier rang des compétences essentielles pour être une secrétaire de direction efficace. «Il faut avoir des compétences dans des domaines variés et ne pas être réfractaire au changement», souligne celle qui a vécu une grande évolution de son travail depuis l’arrivée des nouvelles technologies, comme le traitement de texte, le télécopieur, l’ordinateur, Internet, etc. Dans le but de mettre ses connaissances à jour, Réjeanne a donc suivi de nombreux cours au fil des années. «J’ai toujours cherché à apprendre. Je me suis parfois inscrite à une formation d’appoint même si celle-ci n’était pas forcément utile à ce moment-là dans mon travail, en me disant que ça pourrait m’aider ultérieurement.»

Parmi les autres compétences nécessaires, il faut mentionner une excellente communication orale et écrite. Une bonne dose d’entregent est aussi nécessaire selon Réjeanne. «Il faut savoir se montrer chaleureux sans être familier. À ce chapitre, j’ai eu la chance inouïe d’avoir un mentor qui m’a expliqué ce qu’on n’apprend pas sur les bancs d’école. Comment recevoir un client, ce qu’il faut dire et ne pas dire. Il m’a tout appris sur la déontologie professionnelle.» La discrétion est une autre des qualités appréciées chez une secrétaire de direction qui possède de l’information privilégiée à cause de sa position au sein de l’entreprise.

À quoi ressemble mon travail
Réjeanne possède son propre bureau situé tout près de celui du directeur général. Si elle y passe beaucoup de temps au cours de la journée, elle doit aussi se déplacer fréquemment, que ce soit pour envoyer des télécopies, photocopier des documents, accueillir des visiteurs ou consulter des employés.

Son horaire de travail s’échelonne entre 8 h 30 et 17 h bien que la journée s’étire parfois au-delà. «Je pars rarement avant 17 h 30, mais je ne considère pas cela comme des heures supplémentaires, soutient Réjeanne. C’est certain que s’il y a un dossier urgent à terminer, je dois être disponible. Mais ça n’arrive pas sur une base régulière.»

À quoi je peux aspirer
La fonction de secrétaire de direction peut mener à un poste de plus haut niveau. Tout dépend si la personne a suivi des cours de perfectionnement. Pour sa part, Réjeanne a entrepris un certificat en gestion de travail de bureau qui pourrait l’amener à occuper le poste de directrice administrative, par exemple.

Intérêts
• Aimer travailler avec les gens, prendre soin des autres ou les aider.
• Aimer lire, rédiger, communiquer oralement ou par écrit.
• Aimer accomplir des tâches répétitives selon des directives établies.

Aptitudes
• Démontrer de la courtoisie et de la diplomatie.
• Facilité à communiquer oralement ou par écrit.
• Démontrer de la débrouillardise.
• Esprit méthodique et organisé.
• Faire preuve de jugement et de discrétion.