Josée Ouellette scrute à la loupe les factures d’achat de l’entreprise. Elle est commis-comptable responsable des comptes fournisseurs chez Thermovision, un fabricant de portes et d’armoires fabriquées en thermoplastique établi à Saint-Jean-sur-Richelieu, sur la rive sud du Saint-Laurent dans la région de Montréal. «J’aime manipuler les chiffres. À ma façon, je joue le rôle de détective. J’essaie de trouver les erreurs pour que les comptes soient équilibrés à la fin.»

Ce que je fais
Josée compare tout le contenu des factures aux bons de commande correspondants. Elle vérifie le numéro de client, l’article, la quantité, le montant de la transaction, l’escompte en vigueur, les taxes, la date, etc. «Je m’assure que les biens ou encore les services facturés sont fidèles à l’entente initiale. Je note si les paiements sont effectués une seule fois de manière à éviter la double facturation.»

L’examen sommaire des lois fiscales constitue également une tâche non négligeable. Par exemple, aucun crédit pour la TPS et la TVQ ne peut être réclamé en l’absence des numéros de taxes. S’ensuit généralement l’entrée de données dans le système informatique. Il reste ensuite à imputer la bonne dépense dans le journal des achats afin de ne pas fausser la réalité des états financiers.

D’autres commis-comptables traitent les comptes clients. Ils vont établir la facturation en faisant l’appariement de tous les bons de commande et de livraison. Il s’agit entre autres de valider les prix en fonction de la grille tarifaire du fabricant. Le commis-comptable produit par la suite des relevés de compte qu’il envoie à tous les clients. La dernière opération consiste à suivre l’évolution et l’encaissement des paiements selon les contrats concernés.

Ce qu’il faut
En plus de l’obtention d’un diplôme collégial en la matière, l’acquisition de connaissances informatiques de base est tout aussi capitale de nos jours dans l’exercice de la profession. Il faut maîtriser divers logiciels, tels que Fortune, Accpac, Dream, etc.

«Le sens de l’organisation tient une plus grande place dans mes fonctions si je veux mener à terme les activités de calcul et de classement», souligne Josée. La gestion efficace du stress permet en outre de mieux répondre aux petites urgences quotidiennes. «Par exemple, des fournisseurs désirent des précisions par téléphone au sujet de la facturation au moment fort de la remise des livres comptables en fin de mois.»

Compte tenu des sommes d’argent en jeu, Josée fait forcément preuve de minutie et de responsabilité pour calculer les sommations et réviser les imputations de comptes. Des erreurs d’écriture se glissant malencontreusement peuvent être à l’origine de décisions administratives erronées. «La collecte et la vérification de l’information nécessitent un travail d’équipe. Je noue beaucoup de relations avec le contrôleur, le responsable des approvisionnements, les vendeurs, les clients, les fournisseurs.»

À quoi ressemble mon travail
Dans les petites entreprises, les commis-comptables font de la tenue de livre: comptes clients, comptes fournisseurs, journal des salaires, caisse, débours. À l’opposé, ceux qui travaillent dans les compagnies de grande taille sont moins polyvalents. On les assigne la plupart du temps soit aux comptes fournisseurs, soit aux comptes clients. Le but est d’exercer un meilleur contrôle interne sur les entrées et les sorties de fonds. Ils travaillent surtout à leur bureau, affairés à la paperasse, au téléphone ou à l’ordinateur.

Josée profite d’un horaire plutôt prévisible et stable. Elle entre au bureau vers 8 h dans l’espoir de retourner à la maison aux alentours de 16 h 30. Les heures supplémentaires font parfois irruption le soir et le week-end. «Dans mon cas, j’avoue qu’on vit des périodes de pointe à l’occasion, en particulier lors des fins de mois et au terme de l’année fiscale.»

À quoi je peux aspirer
Le cheminement professionnel d’un commis-comptable autorise bien des espoirs de promotions durant sa carrière, moyennant une mise à jour de sa formation. Un bac en administration des affaires (option comptabilité) suffirait à le conduire au titre de comptable et au poste de comptable en contrôle de gestion (contrôleur).

Intérêts
• Aimer la gestion d’entreprise, s’occuper de finance ou de commerce.
• Aimer les chiffres et les mathématiques.
• Aimer communiquer avec les gens pour les persuader et les convaincre.
• Aimer travailler avec des instruments informatiques.

Aptitudes
• Avoir un sens aigu de l’organisation du travail.
• Avoir de la facilité à communiquer oralement et par écrit.
• Habileté à faire des calculs rapidement et avec exactitude.
• Habitude à remarquer les détails dans les chiffres et les mots.